[고객 이야기]교육대학교 행사/부스 운영을 위한 최적화 시스템

요즘은 지차체뿐만 아니라 대학교, 기업 등 다양한 곳에서 오프라인 행사를 진행하고 있습니다. 이러한 행사/부스 운영에 있어서 '정글부킹'이 어떤 점이 도움이 되었는지, 이용을 결정하게 했는지 인터뷰를 통해 확인해 보세요.

안녕하세요.

최근 김천에서 진행한 김밥축제가 반응이 정말 뜨거웠는데요.

예상했던 축제 관람객의 수를 훌쩍 뛰어넘은 10만명의 인파가 몰린 탓에 준비한 김밥이 금방 동나는 사태까지 일어났었습니다.

"몇 명의 관람객이 참여할지 미리 수요 조사를 하거나, 행사 참여 사전 예약을 받았다면 어땠을까요?"

오늘은 정글부킹을 도입하여 미리 참여 인원을 파악하고, 예약을 받음으로써 일사천리로 행사를 진행한 공주교육대학교의 제 39회 심향제 담당자님과 인터뷰해 보았습니다.

Q. 자기 소개 부탁드립니다.

안녕하세요. 공주교육대학교 실과교육과에 소속된 박수민, 김예원입니다.

저희는 실과교육과의 제 31대 회장단으로서 학과에서 다양한 일을 담당하고 있습니다.

담당업무 중 가장 큰 요소는, 학과 이름으로 개최되는 '심향제'라는 축제입니다.

심향제는 전체 학우들과, 교수님들, 교직원분들에 더해서 공주교육대학교 부설초등학교 학생들까지를 대상으로 하는 공주교대 3대 축제 중 하나입니다.

저희는 이러한 축제의 전반적인 방향성과 내용을 정하고 세부적인 사항을 컨트롤하고 있습니다.

Q. 공주교육대학교에서 정글부킹을 선택한 이유는 무엇인가요?

심향제에서는 실과교육과의 5개 분과가 각자의 특색을 살린 체험부스를 운영합니다. 국립대에서 운영하고 예산이 정해진 축제인 만큼 체험부스를 진행하는 것에 있어서 체험 인원을 미리 예측해야 했고,

이에 따라서 실제 체험부스 운영 전 예약을 진행할 필요성을 느꼈습니다.

다양한 예약 시스템을 검색해보던 중에 한 블로그에서 정글부킹을 찾았고, 시간을 선택할 수 있는 측면에서 효율적인 시스템이라고 생각하여 선택하게 되었습니다.

Q. 정글부킹의 어떤 기능들이 가장 유용하셨나요?

정글부킹의 다양한 상점 타입 중 '시간 오픈형'을 사용했습니다.

시간 오픈형은 다양한 품목들을 시간대를 지정하여 예약할 수 있다는 점이 특징입니다.

이는 각 타임별로 부스를 운영하려는 계획을 가진 저희에게 가장 알맞은 형태였습니다. 또한 예약주문을 실시간으로 반영하여 예약 시, '잔여인원'을 정확히 확인할 수 있다는 점이 가장 유용했습니다.

인원 제한을 두고 선착순으로 예약을 진행할 때, 예약자 및 관리자의 편의성을 증가시킬 수 있었습니다.

'SMS 템플릿'을 사용해 예약확정/취소 카카오톡을 실시간으로 전송할 수 있다는 점도 정보 전달의 측면에서 큰 장점으로 작용했습니다.

예약 마감 후 엑셀을 이용하여 한 번에 예약 내역을 정리하여 다운로드 할 수 있다는 점이 편리했습니다.

Q. 정글부킹을 사용한 후 얻은 주요 성과나 이점은 무엇이었나요?

작년에는 예약플랫폼으로 '구글폼'을 활용했습니다. 실시간 예약 반영이 어려워 주기적으로 확인이 필요했고, 중복 예약의 경우도 처리가 곤란하다는 점이 불편했습니다.

또한 예약 확정 문자를 일일이 전송해야 하는 어려움이 있었습니다. 그러나 정글부킹을 사용하고 실시간으로 예약 반영이 되어 관리자가 지속적으로 신경을 써야 하는 부분이 줄어들었고,

자동예약/취소가 가능하다는 점이 오류를 줄이는 것에 큰 도움이 되었습니다.

예약/예약취소가 진행되었을 때, 확인 카카오톡/문자를 실시간으로 전송할 수 있다는 점도 시간 절약을 할 수 있음과 동시에 예약자가 한 번 더 확인할 수 있다는 점에서 도움이 되었습니다.

Q. 앞으로 정글부킹에서 개선되거나 추가되면 좋겠다고 생각하는 점이 있으신가요?

SMS 플랫폼에 있어서, 포인트를 충전하여 사용하는 방식이 아닌 후불제로 운영하거나 남은 금액에 대해 일부 수수료를 부여하더라도 환불 가능하도록 하는 것이 더 좋을 것 같습니다.

혹여나 SMS를 발송해야할 때 충전금액이 부족하여 예약자에게 발송되지 않는 곤란한 경우가 발생하거나, 충전금액이 남을 경우 관리자가 불필요한 소비를 했다고 여길 수 있기 때문입니다.

Q. 행사에 참가한 분들의 반응은 어땠나요?

정글부킹을 통해 예약을 진행한 고객들로부터 사이트가 깔끔하고 이용에 편리하다는 평가를 받았습니다.

실시간으로 남은 인원을 확인할 수 있어 상품을 결정하고 예약하는 데에 훨씬 수월했다는 의견이 있었습니다.

정글부킹을 통해 미리 예약을 하고 부스에 방문할 수 있어서 편리했다고 합니다.

'공주교육대학교' 고객사는 정글부킹에 대한 이해도가 상당히 높았던 곳으로 기억합니다.

무엇보다 정글부킹에 도움이 되는 다양한 피드백을 남겨주셔서 감사했습니다.

이번 고객사뿐만 아니라 점점 더 행사/전시 등 사전 예약과 관리를 목적으로 찾아주시는 고객님들이 많아지고 있습니다.

그 속에서 정글부킹은 단순히 예약시스템을 넘어, 더 쉽고 편리한 데이터 관리와 확인을 돕는 든든한 파트너로 자리 잡고자 합니다.

행사나 부스 운영을 계획 중이시라면, 정글부킹이 여러분의 성공적인 운영을 도와드리겠습니다.

감사합니다.

https://ai-jungle.kr/